珠海GDG社区管理手册

为所有社区的志愿者/组委可以轻松/自在/规范的进行协同,特此起草珠海GDG 管理手册,期待大家共同完善!

版本:

130522 ZQ 增补制作报销规约
130405 ZQ 增补活动技巧
130401 ZQ init.

下载: 珠海GDG社区管理手册.pdf

总则

Slogen: Google Developer Groups(GDG) livin ZhuHai life
口号: 珠海生活中的技术社区
原则: 开放,分享,创新
期望:
- 营造:人人自在参与,亲切互助
- 面向技术创新的学习型社区

资源

DevSite: GDG Zhuhai
G+ 主页: GDG ZhuHai
G+ 社群: ZhuHai GDG
邮件列表:
- 技术交流 [email protected]
- 志愿事务 [email protected]
- 社区管理 [email protected]
Trello
论坛: 珠海GDG论坛 (Zhuhai GDG Forum)
博客: zhgdg.gitcafe.com
仓库: gitcafe.com/zhgdg
微信: GDG珠海
微博: @GDG珠海
豆瓣: GDG珠海

组织

社区的组织工作,依从开源社区的基本原则: AKA

    All Know All

所有成员能获得所有资源
共同主动完成互助学习/自主创新/及时分享

管理决议

暂定每个月第一周的周6,进行碰头会,当面沟通当月事务
- 会议一定要有记要
- 记要书记,大家轮值
成立后,争取每个月第三周的周六,都组织进行一次 GDG 活动
- 在活动中学习活动
- 在坚持中试出品牌
- 在活动后总结改进

工作流程

所有事务,尽量以统一的流程推进,确保沟通顺畅,记要及时,事后总结:

   列表/QQ/微信群:快速沟通各种意见/问题/文案 
    ^   |
    |   +-- 形成决议->分解为5W1H的Trello任务卡,追踪执行
    |       |
    |       +-- 各种信息的发布:
    |           + 所有成文,必须先在BBS 中发布,形成固定URL
    |           + 然后,进行列表/Q群/微博/微信/豆瓣/其它列表发布
    |               - 注意,一定要带BBS原文链接
    |               - 尽可能,缀上列表的订阅方法
    \-----(所有渠道收集到的反馈,汇总在管理列表中,继续...)

内容渠道的分担负责:
- TL(谭阿姨) 主要负责官方微博以及豆瓣的宣传
- LXC(星辰) 主要负责微信公众号
  - 作为未来移动媒体的储备,进行每日一贴的坚持,探索
- ZQ 主要负责列表,其它社区以及 G+ 的发布
- @ALL 都要坚持进行维护的是:
  - BBS 珠海版块
  - G+ 社区信息页以及社群

志愿者/组委规章

为大家
- 为了进一步把珠海GDG的活动组织好,需要更多有意愿/有时间/有能力/有资源的志愿者和组织者加入!
- 因此长期召集志愿者和组织者,一起把开发技术和新的创新理念进行推广,同时也是相互促进和提高.
为自己
- 中国的教育是个”做题目”的体制,造成很多人没有在学校发展自己的领导力,沟通力,决策力,组织协作能力,也缺乏胆量和独立思考精神.
- 美国教育则是”做项目”的体制,所有人从小就与其他人一起协作做各种项目,发展领导力,协作能力,创新能力和独立思考能力特别强.
- 而组织活动本身就是”做项目”,帮助大家进一步完善,提高. 现在的组织者,很可能就是将来企业中的领导者.
- 从这个意义来说,做组织者和志愿者,不仅仅是付出,更加类似于从实践中训练来提升自己能力.

职责

志愿者 ~ 认同珠海GDG 社区理念,志愿贡献时间/知识/力量,支持社区运营/发展的人士,不置任何其它限制
组委 ~ 在志愿的基础上,为社区活动的组织/发起/宣传/举行/推广/设计负责的人士,不置任何其它限制

权益:

志愿者:
- 优先获得活动信息
- 优先获得有关礼品
组委
- 在志愿的基础上,可以获得社区相关在线资源的发布权限
- 优先获得Google 相关大会的邀请.
- 组委会将在实践的基础,培养组织者的组织能力,沟通能力,演讲能力等.
- 对于才能突出的组织者,需要获得好公司的工作机会时候,组委会可以帮助写推荐信.

加入

志愿者
- 首先必须是珠海GDG 成员,即:
  - 订阅珠海谷歌开发者社区列表 ([email protected])
  - 关注珠海GDG的Google+账号~GDG ZhuHai
  - 在chinagdg.com上注册有论坛ID
  - 关注珠海GDG的微博账号~@GDG珠海
- 自由报名,向 [email protected] 邮件说明:
  - 邮件标题格式: [volunteer]报名:你的姓名或是网名
  - 姓名
  - Gmail邮箱 (不能没有Gmail)
  - 手机
  - 擅长领域(技术,设计等)
  - 目前学业/职业状态,每周可能为社区支出时间
  - 组织者和志愿经验
  - 可以在组织中发挥的特长(摄影,宣传,报道等)
  - chinagdg.com 注册论坛ID,个人Google plus的页面地址
  - 倩照一张 1024*768大小(彩色,非绘画,真人头像!)
- 参与至少一次社区活动,并担当相关任务后,列入志愿清单 活跃志愿者 列表进行宣示
- 连续参与3次社区活动的组织者,升级为 资深志愿者
  - 列入志愿清单 资深志愿者 列表进行宣示
  - 将在社区G+ 信息页追加个人 G+ 链接,并前缀: volunteer:
  - 以后的活动,优先召集 资深志愿者
组委
- 首先是珠海GDG 成员,即,有订阅珠海谷歌开发者社区列表 ([email protected])
- 自由报名,向 [email protected] 邮件说明:
  - 标题格式: [organizer]报名:你的姓名或是网名
  - 姓名
  - Gmail邮箱 (不能没有Gmail)
  - 手机
  - 擅长领域(技术,设计等)
  - 目前学业/职业状态,每周可能为社区支出时间
  - 组织者和志愿经验
  - 可以在组织中发挥的特长(摄影,宣传,报道等)
  - chinagdg.com 注册论坛ID,个人Google plus的页面地址
  - 倩照一张 1024*768大小(彩色,非绘画,真人头像!)
- 参与至少一次社区活动发起,并担当活动的主要组织工作,包括:
  - 活动设计
  - 内容圈定
  - 讲师邀请
  - 发布活动
  - 活动宣传
  - 会务组织
  - 现场报道
  - 事后总结
  - 摄影/摄像,编辑发布
- 列入: 组委清单 候选组委 列表进行宣示
- 连续参与5次社区活动主要组织者,升级为 执行组委
  - 列入: 组委清单 执行组委 列表进行宣示
  - 将在社区G+ 信息页追加个人 G+ 链接
  - 并前缀: Organizer:
  - 备报 Google 后,进入官方管理事务列表,行使独立活动组织权益
- 强烈要求珠海各大高校的社团主席来申报 ;-)
  - 我们优先批准成为组委,共同打造珠海的髙校 GDG 系列活动
  - 如上海GDG去年在交大,同济,华师大,上大的Android高校之旅.

变迁

志愿者
- 报名成功后,连续3次社区活动,没有应召任何一项任务
  - 自动转为沉睡志愿者 列入志愿清单的对应状态列,进行宣示
- 如果是 资深志愿者 ,则,有连续两次社区活动没有实际参与
  - 自动转变为沉睡志愿者 列入志愿清单的对应状态列,进行宣示
  - 并从G+ 主页: GDG ZhuHai 清除前缀: volunteer:的个人链接
组委
- 候选组委 报名成功后,72天内,没有发起任何一次社区活动
  - 自动转变为深睡组委 列入组委清单) 的对应状态列,进行宣示
- 如果是 执行组委,若连续两次社区活动都没有实际参与活动组织
  - 自动转变为沉睡组委 列入组委清单的对应状态列,进行宣示
  - 并从G+ 主页: GDG ZhuHai 清除前缀: Organizer:的个人链接
  - 并清除相关社区资源的管理权限

活动

珠海GDG 的社区活动基本分以下几种:

管理活动: 各种社区管理事务涉及的线下/上活动
分享活动: 各种以Google 技术为内容的开发/项目/团队经验/体验/技巧等主题演讲形式活动
学习活动: 各种以自主学习/创新为内容,编程竞赛/结对编程/团队实战等等形式的活动

流程

这里列出的流程为一个比较 完美 的活动组织建议流程,并不强行要求全部作到,只是作为社区活动组织过程中的一个参考模板;-)

但是,宏观上一次完备的社区活动必须有以下几个关键环节及其对应的记录:

发起~ 对活动的大致内容/规模/目标人群/期望效果的规划
筹办~ 获得组委会授权后,根据策划进行各种资源的准备,包含文案起草/发布/传播…
- 凡是没有向全体社区发通知的活动,一律不能报销任何费用!
- 即,没有经过内部发起环节私自进行的活动,涉及的费用,不负责报销!
举行~ 活动的报名/提醒/举行, 珠海GDG 要求每次较精确的掌握报名/签到同学们的基础信息(姓名/邮箱/手机/状态/期待)
总结~ 对活动的所有记录资料的汇总/整理/发布,珠海GDG 要求每次活动尽可能收集有:
- 照片
- 文字
- 幻灯
- 录音
- 录像

会务

线下活动的一般经验信息:

一般是提前一个月开始准备和策划,因为印刷品等等,一般是 10天左右 周期,设计时间,预留 一周 ,效果会比较好.
策划尽量提前 2个月,方便宣传和报名
人数控制:
- 付费报名到场率 ~ 90%
- 免费报名到场率 ~ 50%
- 半场离场率 ~ 10%
由于大部分是志愿者,时间不能保障,要留出额外时间.
可以向上次活动组织者,拿到大量设计素材,可以快速修改使用.
提前准备嘉宾礼物,因为不少嘉宾会提前离场. 请多一个同事注意,保证即使他们提前离场,也能拿到礼物.

(以具体活动举行时间点为坐标,进行正负索引)

发起阶段::

-6周 事务列表决议,明确下次专题和场次,并依举例日期定好总体序号:
- 比如说, 140427 是 珠海总第42次 社区活动
  - 那么, 140428 就顺次为 珠海总第43次
  - 以便,统一在所有媒体渠道中使用
- 同时,在公共列表发布倡议,征集专题,并同时推举讲师
  - 邮件标题统一为类似: [倡议]ZHGDG总第43次活动专题征集
-5周 GDG-珠海看板追踪,收集意向讲师和主题名单:
- 标准是 3个专题内容(备用应急1)+1个关联内容+1个非技术内容
  - (最好至少两个相关主题的备用讲师,以免一个月后出现意外无法到场,开天窗)
- 专题确认的指标是:
  1. 是否数量充足
  2. 是否热点/大家都有兴趣
  3. 是否有代码/项目/成果背景
  4. 是否新面孔
  5. 是否讲过
  以上指标,尽量都吻合,具体的,我们进一步增订指标
-4周 事务列表协同,逐一确定讲师行程:
- 确保,每个应征/特邀的讲师:
  1. 明确活动流程/讲演要求/幻灯提交日期…
  2. 明确末期沙龙是否接受讲师主题
  3. 沙龙具体行程/位置/交通/紧急联系
  4. 背景资料/简介内容是否合理可用
- 确保,每个当期遗憾错过的讲师:
  1. 下次优先考虑
  2. 幻灯继续撰写,提前发布
  3. 邀请当期来现场交流
  4. 邀请入公众列表,持续沟通

筹备阶段::

-3周 在公共列表发布预告,邮件标题统一为类似:
- [预告]ZHGDG总第43次活动专题名
  - 内容包含:
    - 官网预告文章链接
    - 分享主题简述
    - 讲师介绍
    - 时间/地点/交通/地图
- 同时,在可用的所有媒体渠道,进行统一的预告
  - TAG 统一为类似:
    - ZHGDG.43
    - 或是多TAG: ZHGDG ZHGDG43 C2F4-117
-2周 收集60% 左右的幻灯后,发起第二轮宣传:
- 在论坛/博客,增补预告,链接上己有的幻灯
- 在掌握的所有媒体渠道,进行统一的宣传,进行充分传播
- 事务列表持续追踪讲师的幻灯,确保:
  - 可以及时提前发布
  - 内容/形式足够通用(支持下载/传播,用 ketnote 的转换成pdf!)
  - 并及时记录到对应的 Trello 看板中
- 发布报名表单

举行阶段::

-1周 在公共列表发布提醒,邮件标题统一为类似: - [提醒]ZHGDG总第43次专题名 - 内容同前,增补所有幻灯链接
- 在掌握的所有媒体渠道,进行统一的宣传,进行重复传播
- 事务列表确认当期会务分工:
  - 场地明确可用
  - 现场物料明确到人:
    - 沙龙主持幻灯(包含所有讲师简介/主题简介/专题背景,历史/相关链接)
    - 礼品(如果有,赞助商简介)
    - 讲师胸卡打印 (使用2维码,以便手机扫描)
    - 其它物资提供
  - 器材明确到人:
    - 投影/幕布
    - DC
    - DV
    - 录音
  - 角色明确到人:
    - 知客(讲师的紧急咨询者)
    - 主持
    - 备胎(以上角色的备案人)
    - G+ 直播主持
    - 微博转播主持
- 关于通知各个事项:
  - 报名成功的短信里面,可以告知某个事项. 字数不够,可以写在网上,然后发送网址.
  - 通知报名成功的信函里面,可以告知(不许带食物进场,请手机静音,离场时候,请带走垃圾,请勿大声喧哗的各个细节)这样的信函,写好一次后,可以多次重复使用.
  - 并且除了邮件告知之外,也可以打印出来,入场时候,每个观众发送一张.
  - 会议开始前一天,短信或者邮件提醒观众,能提高到达率.
-4天 关闭报名
- 公众列表通告关闭,再次提醒会务信息
-2天 事务列表协调:
- 给每个讲师发送提醒邮件包含所有关键信息:
  - 时间
  - 地点/交通
  - 联系人
  - 提醒可能的变更
  - 提醒携带物品
  - 提醒行程,建议:
    - 提前多少到场
    - 根据讲师的住址,提醒交通
    - 建议周边哪儿可以先午饭
  - 邀请会后FB 行动
-1天 事务列表协调,明确前述所有现场支持,特别是:
- 可能的赞助商信息
- 小食品购置
- 关于现场登记:
  - 入场报名时候,电脑登记.
  - 但打印所有报名人&联络方式,以防万一(请一定按照手机号码尾数排序)打印.
  - 人数多到200时候,大家也能快速定位找到自己号码.
-1.0小时 所有组织/志愿人员到场:
- 调试器材
- 引导讲师,发放胸卡
- 测试幻灯(或是收集幻灯集中机器演示)
-0.5小时 开始暖场
- 媒体主持人上线,文字开始直播现场
- 如果网络条件足够, Hangout 连线开始直播
- 主持人互动先到听众
- 现场饮品等发放
- 主持人
  - 0)宣示录音/录像的版权要求
  - 1)控制时间,5分钟倒计时.
  - 2)均匀给所有人提问机会.
  - 3)保护嘉宾,出现敏感提问,即使转移话题.
  - 4)(必须)结束时需要感谢志愿者.
  - 5)茶歇,休息,午餐,必须跟观众明确确认下一节时间.
  - 6)避免误会,及时告知观众,关于礼物领取状况.
  - 7)提前跟组织者沟通,确认必须提到的内容:微博话题,赞助方名字,当日热点等等…
  - 8)结束时候,提醒观众带走垃圾,环保概念.
  - 9)时间允许的情况下,尽量把嘉宾微博都读一次. 包括嘉宾主推的项目,大致了解过.
  - 10)不要谈敏感话题,若有观众提问提到,尽量转移到理科话题.
  - 11)(必须)下一次会议的宣言,预告,报名方式.
+0.5小时 主持开始
- 完成社区简介/回顾
- 介绍本次专题/意义
- 引荐第一位讲师
+1.0小时 完成第一主题分享
+1.5小时 完成第二主题分享
+2.0小时 完成间歇
- 机动时间,补足前两主题的时间
- 发动现场交流
+2.5小时 完成第三主题分享
+3.0小时 完成现场报名的 LightingTalk 即兴分享
+4.0小时 完成活动收尾
- 合影
- 通告FB 行动
- 收器材
- 收集现场照片

会后阶段::

+1天 事务列表协调总结进展:
- 明确总结主笔
- 发布照片/录音/录像
- 照片在Google+上分享.
- 统一使用 TAG 或是收集在专用的专辑中 (youku/YouTube 有专辑概念)
+2天 在公共列表发布总结,邮件标题统一为类似:
- [小结]ZHGDG总第43次专题名
- 内容包含:
  - 总结文章 URL
  - 专题历史相关活动
  - 倡议大家在各自blog 中撰写体验
+1周 事务列表追踪收集各个渠道反馈来的活动体验:
- 增补到总结文章中
- 内部对照 checklist 回顾经验:
  - 确认好的
  - 识别差的
  - 增补改进措施到 checklist 中
- 同时,在掌握的所有媒体渠道,进行统一的回顾
  - TAG 统一为类似:
    - ZHGDG.43
    - 或是多TAG: ZHGDG ZHGDG43 C2F4-117

关于抽奖:

如果报名人数,和到场人数不能一一对应,可以请大家发送指定格式的微博,然后从微博里面随机抽取.
也可以抢答跟会议主题相关问题,赢家拿到礼物.

关于赞助商:

提前跟主持沟通,找到相关话题,自然切入.
现场准备多一些,赞助商精彩Demo,宣传视频等等.
请主持互动时候,多引导讨论赞助方产品,多微博互动.
比较重要的赞助商,提前告知主持,如果不能给更多提问时间,也尽量介绍时候更出彩.
在发布会后新闻时候,特意多提及赞助商产品.
并且告知微博运营人员,现场多发布赞助方内容.

食品

1)尽量多准备充饥食物.
2)同样价格,尽量选择非油炸健康食物.
3)准备足够多纯净水(多准备一些),有多余预算,再买饮料.
4)提醒观众不能带入室内食用.
5)跟组织者确认茶歇时间(也可以按照时间表时间),若组织者没有提示,10分钟后,主动询问组织者,或者请观众吃完入席(因为现场也许在播放某些视频)

拍照

1) 不要闪光拍提问者,会吓到正在提问者(因为大多是普通人),破坏注意力. 嘉宾不反感的情况下,可以使用闪光.
2)(室内光线不够)模式可以选室内,荧光灯,阴天,人像,宠物等等.
3)(快门速度)因为是抓拍,快门速度请在1/50秒以上. 电脑上看回放,如果发现拍糊,应该是快门速度问题,调整速度,或者切到自动室内模式.
4) 人像抓拍,因为精彩瞬间转瞬即逝,可以选高速连拍. 或者开启防眨眼功能.
5)上传微博,可以用手机拍摄,手机很多APP有修图功能,另外就是,小图像,不够完美不会被注意到.
6)拍摄的主题元素:
- 必须 ~ 尽可能每张都有社区logo 旗帜/易拉宝为背景
  - 每一个嘉宾演讲(带他们演讲PPT背景)的场景.
  - 活动开始前,志愿者准备状态.
  - 满场状态.
  - 茶歇,一起吃食物.
  - 活动结束,所有参加人大合影.
  - 活动结束,所有志愿者合影.
- 可选
  - 观众提问(中场,边场,男性,女性,正式提问,场外沟通)
  - 获奖观众领奖.
  - 观众领取礼物.
  - 嘉宾和观众互动.
  - 活动结束,所有嘉宾合影.
7)来不及拍照时候,可以利用网友拍照上传微博的照片. 或者请大家多互动多拍照,直接从微博选取合适照片使用.
8)尽量不要让投影屏幕空白,或者蓝屏. 可以放组织者宣传语,主题标语,万一都没有,风景照片也可以. 因为直接蓝屏背景拍摄图片,很难当新闻图片使用.

微博

实时注意各种信息,一旦出现负面信息,告知主持人,现场解释沟通.
相对严重的,马上微博解释澄清,并将投诉信息和解释信息,放在同一页的微博墙上.
发现有趣微博,可以转发评论,提升互动感.
若接下来又另一个大型会议,可以请现场观众转发并@给好友,然后从里面抽取获奖人
提前和主办人员沟通,了解那几个是重点赞助商. 微博互动时候,一定多发布相关内容.

策划

大会:

PyCon2013CHina珠海场

10月下旬
cn.pycon.org
和北京 / 上海联合举办
预计超过 100 人参与

DevFest/DevFestW

11.11 ~ 光棍节 程序媛节日
完整一天,主题演讲,工程演示,Lighting Talk,Hagouout 连线海外程序媛

系列

7周7语言

面向在职工程师,介绍新语言思考模型
每月一语言 :Go/Py/HTML5/Chrome/Haskell/Clojure/Erl
预收保证金 , 现场培訓 , 一周后交作业 , 完成的退回保证金 , 多余的给讲师作报酬

GDG 城市巡讲

每两个月一城市
以一线城市为主
配合当地 GDG 活动 , 将金山相关产品专家推荐入活动进行分享 / 宣传

高校之旅

继续 PythoniCamp - 蟒营
以珠三角周边城市大学为主
结合暑期学习活动进行招聘
面向在校学生,进行实战开发
反QQ 高效在线沟通培训,推广 gmail/groups/G+ 使用习惯

日常:

GDL

Hangout 自学课 ,毎月一期

C2F4

每周一次的现场编程交流

C2F4 含意

  Code to Fun
          Friday
          Friend
          Foundation

编程,不应该来教,而应直接上手练!
编程,不是纯思想,更加是门手艺活!
所以,结合公益的思路,发起个 C2F4 活动:
- 每周5晚,固定时间,固定地点,固定内容
- 大家聚集在一起编程
- 编写自个儿想编写的软件/应用/系统
- 任何人都可以加入进来,结对编程,现场编程,公开编程
- 想学编程的,可以来看看编程到底是什么回事儿
- 想提高编程能力的,来加入实际项目完成功能

老Ford 说得好:

    Coming together is beginnnig,
    Keeping together is progress,
    Working together is success!

团队只能从战斗中锻炼而成
通过 C2F4 活动,结识有相同三观的工程师,才有可能聚集力量,完成真实可用的系统公益性的服务大众…

资料

Gmail 的快捷键/多邮箱收取/列表线索查阅
mailling list 文化小扫盲:
FireFox 配合的高效编辑支持扩展:
- It’s All Text! :: Firefox 附加组件
  - 从任意网页输入框调用外部专业编辑器撰写内容
  - 配合 Gmail 可以无风险进行大邮件处理
- Copy Link Text (CoLT)
  - 快速自动将链接/文字,组合成指定要求的链接形式,支持 rST/Markdown/BBC …
- SCRAPBOOK :: Firefox Extension
  - 网页抓取,离线管理,快速查阅

巡阅

150113 Zoom.Quiet checked

2013-04-01

声明: 本文采用 BY-NC-SA 授权。转载请注明转自: #ZHGDG#

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    可以学到如何去谷歌平台上赚钱的思路和方法,
    可以认识很多有可能将来一起走上自己创业道路的人,
    可以学会把你的创新带向国际市场,
    参加那里的活动有经常和国际上的开发者们进行交流的机会...

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若无意外,题图都是从原文提取或是通过 Google 图片搜索出来的, 版权属左, 不负责任 ;-)

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2. 有种 ~ 至少不能是成功学吧!

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