Gmail 生活指南

gmail.png(PNG 图像,512x512 像素)

在以往多年互联网生涯过程中,体验过各种邮件之苦. 慢慢的,形成了当前相对舒适的邮件处理习惯.足以 cover 住常见的邮件管理情景.

特此简要分享出来,以便有心的小伙伴上手…

准入条件:

  • 习惯 科学上网
  • 习惯 用 Chrome/Safari/Firefox ,万不得以也可以安装 Opera, 死也不能用 IE !
  • 习惯 配置为E文语言界面

参考:

俺的gmail

获得邀请: 040817

from:    Gmail Team <gmail-noreply@google.com>
to:  Zoom Quiet <zoom.quiet@gmail.com>
date:    Fri, Aug 27, 2004 at 5:21 PM
  • 邮件总数: 346,009 (140423 20:17)
  • 邮件总量: 26.8 GB
  • 25+ 别名邮箱
  • 140+ 标签
  • 280+ 过滤器

俺的习惯

是从 Foxmail->the Bat!->Thunderbird 一系列邮件客户端积累下来的邮件处理习惯, 逐步配合所有的工作场景,以及处理流程后才形成的, 其时间跨度长达 15+年.

所以,必定是特化的…

配置

  • Language: English(US)
    • 这样才能享受最新,最稳定功能
  • Default reply behavior: Replay all
    • 多了删除,比加要快
  • Keyboard shortcuts: on
    • 如果这个功能不开启,那么 gmail 的邮箱处理效能就少了 80%
  • Outgoing message encoding: Use Unicode (UTF-8) encoding for outgoing messages
    • 不用 UTF-8 就是耍流氓!
  • Stars: 手工调整为彩虹色
    • starts
    • 习惯的心理含义:
      • 红星: 紧急且重要
      • 橙»: 需要跟进的事儿
      • 黄!: 警告,有问题的
      • 绿勾: 已完成,但是,近期可能要复用的
      • 兰i: 关键配置信息/知识点/备用文档
      • 紫?: 跟进有疑问的事儿
    • 用快捷键: s 快速对选中的邮件循环星标切换
  • Labs: 实验室功能,常年开启
    • Authentication icon for verified senders
    • Auto-advance
    • Custom keyboard shortcuts
      • Archive -> A
    • Quote selected text
    • Smartlabels
    • Undo Send
    • Unread message icon

邮件处置

列举几个最常用的处置流程,其它不常见的就不说了….

Inbox为空

目标:

  • 收件箱总为空, 无心理压力
  • 所有邮件又都能及时获得处理

行为:

  • 上午关键任务没有完成前,不处理邮件
  • 高速清除收件箱邮件:
    1. 所有邮件的标题快速看过
    2. 在自动标签辅助下,当场决定是否看,是否回复,是否标注
      • enter 进入邮件,看正文
      • u 返回 conversations 列表
    3. 需要回复/跟进/转发/收藏..处置的,立即打上对应的星标
      • *U*I->A 归档所有未读正文的不必要处置的邮件
      • 面对少了 90% 邮件的 conversations 列表,再确认是否要阅读/回复
      • *A->A 选择所有并归档

定期处置星标邮件

目标:

  • 长期追踪的任务不会丢失
  • 只在自个儿方便的时候处理

行为:

  • 一般在下午上班的第一个时段, 否则就是下班后
  • g->s 进入星标邮箱
  • 逐一 review 邮件,分别进行快速处置:
    • 红星: 立即回复,并根据事务,切换为其它星标/取消星标
    • 橙»: 查阅内容,决定是否戳
    • 黄!: 同 红星 处置
    • 绿勾: 跳过
    • 兰i: 跳过
    • 紫?: 决定是否再次询问

任务板

目标:

  • 对长期追踪,又不重要的事儿,合理追踪,不忘记
  • 以最舒服的形式

行为: (一般现在只对 徣书 的备报邮件进行如下处置)

  • 使用 j/k 快速定位到相关邮件
  • x->g->k 选择并丢入任务板
    • tasks
  • 未来如果还了书
    • 进入任务板
    • 点击对应借条的关联邮件
    • 回复确认已收到还书
    • 点击 任务条目的完成

别名邮箱

背景:

  • 因为管理多个社区的域名邮箱
  • 而 Gmail 只允许配置最多 5 个外部邮箱的提取

方案:

  • 将有权限又不常用的邮箱配置为别名邮箱收发
  • 即:
  • 这样就突破了 Check mail from other accounts (using POP3) 的功能上限

Gmail 之伤

背景:

  • 网络不可靠
  • 浏览器不可靠
  • 网页不可靠
  • JS 是会抽疯的

方案:

  • 安装: It’s All Text ! :: Add-ons for Firefox - Mozilla Add-ons
  • 配置快捷键 Ctrl-e 调用本地习惯的编辑器, 俺现在是 Sublime Text 2
  • 回复邮件时,就变成了:
    1. enter 进入邮件
    2. a 回复全部,进入编辑框
    3. Ctrl-e 跳出页面,进入 subl 编辑
    4. It's All Text! 在本地硬盘目录中创建了缓存用 .txt 文本,用 subl 编辑时,每次保存时,能自动刷新内容到对应网页的对应编辑框中
    5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,回到网页,点击发送.
  • 这样,既然网络/浏览器/网页.. 发生问题,俺在本地都有一个包含完备的邮件回复内容的纯文本文件,可以随时重启浏览器/网络后,手工恢复回去…

桑心:

  • 但是, G+ 爆起后,逼 gmail 升级
  • 现在邮件回复的编辑框不是标准的 html textarea 了,It's All Text! 无法锁定进行提取并进行辅助的外部编辑
  • 回复邮件时,就变成了:
    1. enter 进入邮件
    2. a 回复全部,进入编辑框
    3. Ctrl-a 复制所有内容
    4. 打开常备的 subl 的常用缓存文件 stuff.txt Ctrl-v 粘贴进来
    5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,Ctrl-a 复制所有内容
    6. 回到网页,Ctrl-a->Ctrl-v 替换粘贴进来,再点击发送.

是也乎

~ 为毛?

简单的说,坚持,才能出效率…

修订记录

  • 140423 释放初稿
  • 140401 设定章节
  • 140221 意动,创建 draft

巡阅


以上...


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2014-02-21  

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