在以往多年互联网生涯过程中,体验过各种邮件之苦. 慢慢的,形成了当前相对舒适的邮件处理习惯.足以 cover 住常见的邮件管理情景.

特此简要分享出来,以便有心的小伙伴上手…

准入条件:

• 习惯 科学上网
• 习惯 用 Chrome/Safari/Firefox ,万不得以也可以安装 Opera, 死也不能用 IE !
• 习惯 配置为E文语言界面

参考:

• 幻灯: 2.22-SOD-Kaoupulity-email
• 录音: ZHGDG/2014/140219-skill4mail {gen. by gen4idx.py v13.4.18}

俺的gmail

获得邀请: 040817

from:    Gmail Team <[email protected]>
to:  Zoom Quiet <[email protected]>
date:    Fri, Aug 27, 2004 at 5:21 PM

• 邮件总数: 346,009 (140423 20:17)
• 邮件总量: 26.8 GB
• 25+ 别名邮箱
• 140+ 标签
• 280+ 过滤器

俺的习惯

是从 Foxmail->the Bat!->Thunderbird 一系列邮件客户端积累下来的邮件处理习惯, 逐步配合所有的工作场景,以及处理流程后才形成的, 其时间跨度长达 15+年.

所以,必定是特化的…

配置

• Language: English(US)
  • 这样才能享受最新,最稳定功能
• Default reply behavior: Replay all
  • 多了删除,比加要快
• Keyboard shortcuts: on
  • 如果这个功能不开启,那么 gmail 的邮箱处理效能就少了 80%
• Outgoing message encoding: Use Unicode (UTF-8) encoding for outgoing messages
  • 不用 UTF-8 就是耍流氓!
• Stars: 手工调整为彩虹色
  • 
  • 习惯的心理含义:
    • 红星: 紧急且重要
    • 橙»: 需要跟进的事儿
    • 黄!: 警告,有问题的
    • 绿勾: 已完成,但是,近期可能要复用的
    • 兰i: 关键配置信息/知识点/备用文档
    • 紫?: 跟进有疑问的事儿
  • 用快捷键: s 快速对选中的邮件循环星标切换
• Labs: 实验室功能,常年开启
  • Authentication icon for verified senders
  • Auto-advance
  • Custom keyboard shortcuts
    • Archive -> A
  • Quote selected text
  • Smartlabels
  • Undo Send
  • Unread message icon

邮件处置

列举几个最常用的处置流程,其它不常见的就不说了….

Inbox为空

目标:

• 收件箱总为空, 无心理压力
• 所有邮件又都能及时获得处理

行为:

• 上午关键任务没有完成前,不处理邮件
• 高速清除收件箱邮件:
  1. 所有邮件的标题快速看过
  2. 在自动标签辅助下,当场决定是否看,是否回复,是否标注
     • enter 进入邮件,看正文
     • u 返回 conversations 列表
  3. 需要回复/跟进/转发/收藏..处置的,立即打上对应的星标
     • *U*I->A 归档所有未读正文的不必要处置的邮件
     • 面对少了 90% 邮件的 conversations 列表,再确认是否要阅读/回复
     • *A->A 选择所有并归档

定期处置星标邮件

目标:

• 长期追踪的任务不会丢失
• 只在自个儿方便的时候处理

行为:

• 一般在下午上班的第一个时段, 否则就是下班后
• g->s 进入星标邮箱
• 逐一 review 邮件,分别进行快速处置:
  • 红星: 立即回复,并根据事务,切换为其它星标/取消星标
  • 橙»: 查阅内容,决定是否戳
  • 黄!: 同 红星 处置
  • 绿勾: 跳过
  • 兰i: 跳过
  • 紫?: 决定是否再次询问

任务板

目标:

• 对长期追踪,又不重要的事儿,合理追踪,不忘记
• 以最舒服的形式

行为: (一般现在只对 徣书 的备报邮件进行如下处置)

• 使用 j/k 快速定位到相关邮件
• x->g->k 选择并丢入任务板
  • 
• 未来如果还了书
  • 进入任务板
  • 点击对应借条的关联邮件
  • 回复确认已收到还书
  • 点击 任务条目的完成

别名邮箱

背景:

• 因为管理多个社区的域名邮箱
• 而 Gmail 只允许配置最多 5 个外部邮箱的提取

方案:

• 将有权限又不常用的邮箱配置为别名邮箱收发
• 即:
  • Send mail from a different address or alias - Gmail Help
  • 外部邮箱配置好自动转发,将所有邮件转发给 gmail
  • 而 gmail 则通过 Google 的 SMTP 服务,以外部邮箱的名义发送邮件
• 这样就突破了 Check mail from other accounts (using POP3) 的功能上限

Gmail 之伤

背景:

• 网络不可靠
• 浏览器不可靠
• 网页不可靠
• JS 是会抽疯的

方案:

• 安装: It’s All Text ! :: Add-ons for Firefox - Mozilla Add-ons
• 配置快捷键 Ctrl-e 调用本地习惯的编辑器, 俺现在是 Sublime Text 2
• 回复邮件时,就变成了:
  1. enter 进入邮件
  2. a 回复全部,进入编辑框
  3. Ctrl-e 跳出页面,进入 subl 编辑
  4. It's All Text! 在本地硬盘目录中创建了缓存用 .txt 文本,用 subl 编辑时,每次保存时,能自动刷新内容到对应网页的对应编辑框中
  5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,回到网页,点击发送.
• 这样,既然网络/浏览器/网页.. 发生问题,俺在本地都有一个包含完备的邮件回复内容的纯文本文件,可以随时重启浏览器/网络后,手工恢复回去…

桑心:

• 但是, G+ 爆起后,逼 gmail 升级
• 现在邮件回复的编辑框不是标准的 html textarea 了,It's All Text! 无法锁定进行提取并进行辅助的外部编辑
• 回复邮件时,就变成了:
  1. enter 进入邮件
  2. a 回复全部,进入编辑框
  3. Ctrl-a 复制所有内容
  4. 打开常备的 subl 的常用缓存文件 stuff.txt Ctrl-v 粘贴进来
  5. 在本地编辑器中完成内容编辑后,保存,Ctrl-a 复制所有内容
  6. 回到网页,Ctrl-a->Ctrl-v 替换粘贴进来,再点击发送.

是也乎

~ 为毛?

• 珠海GDG社区行动手册之邮件列表
• 演讲:
  • 2.22-SOD-Kaoupulity-email
  • 140222_sod-cbi_4_email.MP3
  • 140219_wps2_work_mail.MP3

简单的说,坚持,才能出效率…

修订记录

• 140423 释放初稿
• 140401 设定章节
• 140221 意动,创建 draft

巡阅

• 150113 Zoom.Quiet checked