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致程序员:email/mailing list 应知应会

整理自 赖勇浩 的两篇Blog:

• 程序员必知必会之Email篇
• 程序员必知必会之 Mailing list 篇

感谢作者授权 珠海GDG 刊发如此靠谱的好文章;-)

常在河边走,哪能不湿鞋;
常上网上留Email,哪能不收别人邮件;
常有问题请教人,哪能不用Email. Email现在成为了现代人生活中,特别是程序员的学习,工作和生活中极其重要的一个工具. 
简单地说,从E-Mail到EMail到现在整合为一个单词Email就可以看出Email在人的心目中占有越来越大的比重. 

尽管世界上有数以亿计的人拥有Email地址,但无疑程序员属于使用Email最频繁的一群人.

• 程序员们用Email跟同事,上司交流工作情况;
• 程序员们用Email请教同行的牛人;
• 程序员们用Email跟同行交流等.

但尽量程序员写了很多Email,却仍有很多程序员写的Email不合格,比如有些人写Email就是光秃秃的两句话 –“我写的程序编译出错,怎么办?”

收到信的人不知道是谁写给谁的,不知道说了什么,不知道怎么回复.

必知必会之Email篇

在这篇文章里,我想讲述一下怎么写一封合格的Email,起码从形式,格式上是合格的,起码是让收信人读起来不至于心生厌恶的Email. 至于要写出一封声情并茂,华丽可人的Email,那你应该停下阅读这篇文章,翻出中学语文课本重温一下基础知识了.

Email往往成为两个陌生人(物理上的说法,比如没见过面)交往的首选工具,因此在Email上表现得有礼貌是非常重要的.

Email上有礼貌的做法有:

• 1, 设置好自己的名字.
  • 当收到Email的时候,收信人第一眼看的字段一定是发件人的名字.
  • 因此一个清晰的,让人见字识人的名字是非常有好处的,比如可能会众多新邮件中被优先阅读优先回复.
  • 设置自己的名字也是有学问的,如果是公务用的邮箱,应该包含公司的名称或者简称,然后才是自己名字 (应该在这里使用真实姓名);
  • 如果是个人用的邮箱,应该仅是自己的名字,可以是真名也可以是英文名甚至是在网上通用的昵称;
  • 如果这个邮箱会跟国外的人来往,尽量使用拼音或者英文名.
• 2, 写一个简明的标题.
  • 一个可以望文生义的标题的确可以吸引我从每天近十封的新邮件中优先阅读,相信对于其他人也一样.
  • 一个好的标题是对Email内容的综述或者提领,比如”程序编译出错,请指教”就远比”您好”要好上几个数量级.
  • 总结文章的主要内容是小学就开始学习的阅读方法,我在这里就不多废话了.
  • 如果是公务邮件,还要有邮件类型的关键字,如形似”[请假]”这样的tag,可以方便收件人的邮件客户端自动分类.
  • 还有一点就是回复Email的时候应该加上Re或者Reply,除此之外不要再改变标题.
• 3, 有抬头,有落款.
  • 抬头就是对收信人的称呼,落款就是自己的署名.
  • 礼貌地呼唤别人是应该的,告诉收信人自己是谁也是应该的.
  • 抬头可以是对方的姓名,敬称,网名,英文名甚至是Email地址＠字符前面的一串字符皆可.
  • 落款则应该是对方容易看到名字想到你的称谓,比如你在网上大有名气的昵称,真实姓名或者两者的组合.
  • 值得一提的是,如果收信人是国人,落款最好不要用拼音,原因很简单:
    • 拼音重音多,而且让人家去拼写你的名字太麻烦人家了,特别南方人拼音不好,这会让人有一丝不快.

基本上关于礼貌的问题搞好上面三点就可以了,但并不意味着这是一封合格的Email了, 合格的Email还有关于内容方面的要求,如:

• 4, 内容应该一次表述清晰.
  • Email不是MSN,QQ等IM工具,交流不具备实时性;
  • 更要命的是一天检查自己的Email四五次的人都已经很少,虽然我自己一天检测超过十次,但大多数人都是少于三次.
  • 如果你写Email的时候没有描述清楚,那可能原本可以一次解决的问题要来回四五次交流才能解决,大大降低了办事效率.
  • 正如上文”我写的程序编译出错,怎么办?”的例子,恐怕没有四五次的来回是解决不了问题的,遇上收信人心情不好或者已经厌恶了这种邮件,那就只有石沉大海一个结果了.

  • 简单地说,这个邮件应该这样写 ::

    A, 一个礼节性的问候 B, 描述自己遇到的问题 C, 复制编译出错信息到Email正文 D, 如果程序不长,复制程序到Email; 如果程序较长或者有版权问题,复制出错的那一行所在的函数到Email,并加上注释说明出错处.

  • 基本上这样就可以在收到的第一封回复里得到答案了. 而且这样的Email收信人也会比较乐于解答,即使是两个陌生人.
• 5, 邮件的内容应该简明.
  • 像老太婆的裹脚布那样又长又臭,没有重点,拖拖沓沓的Email是让人见而生厌的.
  • 因为收信人可能是在工作的间隙,午休时间甚至是劳累一天之后深夜撑着疲惫的身体来查看邮箱的,又长又乱的Email会让人在打开的十秒内关闭它.
  • 要知道旧Email总不如黑体显示的新Email来得醒目,大多数人在那次打开之后,永远也不会再打开它,你也就永远收不到回复了.
  • 邮件一定要写得简单明了,重点突出,1234甲乙丙丁ABCD的列项法写Email是最好的,虽然八股了一点,但你看史上最牛的女秘书也是这样写Email的哦.
• 6, 不要附件,除非对方要求.
  • 不要想当然地以为人人都拥有体积以GB计的大邮箱,很多人使用的邮箱是公司或者学校提供的公务邮箱,往往只有几十MB.
  • 如果收信人比较懒,没有常常去清理,一封带有附件的Email可能会因为体积过大而投递不过去;
  • 也有可能自收到你的Email之后就塞满了对方的邮箱,结果让他错失了重要的邮件.
  • 无论哪一种,我们都应该尽量避免.
  • 所以发邮件的时候你应该询问对方是否需要更详尽的资料,并告知附件可能的大小,让对方来决定.
  • 即使收信人表示可以接受附件,你使用压缩软件对资料进行打包压缩也是应该的.
• 7, 邮件正文使用纯文本,不要使用HTML格式和信纸之类的花哨玩意儿.
  • 无论如何,你必须要相信仍然有人不能正确浏览HTML格式的Email和FoxMail/OutLook所带的花哨信纸.
  • 使用纯文本来写Email也一样可以突出你的重点,花点心思,你可以做得更好.

8, 使用utf-8编码,不要使用GBK之类的编码. - 理由跟上一条款一样,可能有人的浏览器或者客户端会显示乱码. - 特别是外国人和使用字符界面的OS的人无疑可以大大减小不便之处. - 我曾因为Google Adsense的问题写Email给Adsense小组 - 他们的回复不知道是什么编码的,在我的OutLook,IE,FireFox里阅读那封邮件都是显示乱码, - 我就写信告诉他们这一情况,可惜我收到的回复仍然是乱码, - 幸运的是Google的员工非常聪明,他们用附件传送了一个MS Word版本的邮件内容,解决了这个问题. - 但你想想,这多么麻烦啊?

遵循上面的 8 个要点,基本上你就可以写出一封让收信人展信愉快的Email了,在Email的重要性日日趋升的今天,我们程序员们掌握这些公共礼仪是非常有必要的. 衷心祝愿以后说程序员不懂交流的论调越来越少.

珠海GDG[评注]:

• 以上第8点,是指E文邮件
• 在中国,多数情况下大家都使用中文时,永远指定编码为 UTF-8 比较容易避免乱码问题
• 但是,可惜的是,在中国,并不是所有邮件客户端遵守邮件编码的标准协议的,
• 所以,我们总是有一定几率遇到乱码邮件,即使我们都使用了Gmail
• 这时,记得回复一封纯文本的纯E文邮件,要求对方以附件形式复述前封邮件吧…

必知必会之Mailing list篇

email 写的对味了,才可能在 Mailing list 自在沟通! ::

    题注:因为我参与了若干个 Mailing list ,
    眼看一个一个 Mailing list  变成毫无学术氛围的"小水塘",心如刀割,
    所以写下了这篇文字,忠诚劝戒大家善待 Mailing list  ,
    尊重 Mailing list  上的每一位订阅者,共同营造和谐的网络交流环境. 

Mailing list ,即邮件列表,金山词霸2005上面的意思是邮件发送清单.

• Mailing list 可能是互联网上最古老的人际交流手段之一,但到现在仍然是最有效的互联网交流手段之一.
• Mailing list 不比直接的人与人之间的email交流,发往 Mailing list 的邮件会分发到订阅了 Mailing list 的所有人的邮箱,这一特性使得交流的效率相当高.
  • 试想想,如果一个论坛有一万人注册用户,可能只要一千人会经常上线,你发一个贴子,去查看的可能不到一百人,回答问题的,恐怕就只有三五个了.
  • 而一个有几百个订阅者的 Mailing list ,一个”有趣”的主题可能引起几十封回复.

正因为 Mailing list 的交流的高效性,使得 Mailing list 广泛应用在学校,企业,非营利组织和一些成员分布区域广阔的行业进行交流的必然选择.

• 在大学的时候,我们可以订阅学校的 Mailing list ;
• 在公司的时候,我们通常被要求加入 Mailing list ;
• 作为程序员,我们肯定订阅了不同的 Mailing list 以丰富我们的学习环境;
• 我们也可能参与了某开源项目,所以我们可能订阅了不少开源项目的 Mailing list .

这一系列 Mailing list ,是我们获得帮助和帮助别人的纽带,所以我们有必要来学习一下应该如何对待 Mailing list 和 Mailing list 上面的朋友.

尽管中国人号称中国是礼仪之邦,但我们中的确有相当多人连最基本的礼貌也不懂.

• 怎么样写一封让人看起来不讨厌的Email,我已经在前段落里跟大家探讨过,里面的内容基本上也适用于 Mailing list ,所以不再赘述.
• 现在我们来谈一些针对 Mailing list 的话题.

不发言是最好的

• 因为发往 Mailing list 的邮件会被所有订阅者收到,所以如果不是在其它地方找不到答案,不要在 Mailing list 发言.
  • Email是程序员相当重要的联系方式,对若干人而言,收到Email就是意味着要阅读(甚至回复邮件).
  • 想像一下你回家听到电话留言里十个有八个是推销家庭用品的广告是什么样的心情,
  • 而 Mailing list 充斥着大量的低品质话题给人的感觉就差不多,这会导致 Mailing list 的订阅者激情减退,甚至流失高手,
  • 久而久之,越来越多的问题得不到解决,这个 Mailing list 也就被大家温柔地轮奸至死了.
• maillst是解决问题的有效手段,但绝不是唯一手段.
  • 而且由于地域差异(如订阅了世界性的 Mailing list )等因素得到回复需要付出巨大的时间待价,所以 Mailing list 应该是备用的解决手段.
  • 我们应该优先使用咨询身边的同学,同事和老师;优先使用搜索引擎;
  • 优先在IM群组(如QQ群,MSN群和泡泡兴趣组等)上咨询在线网友;
  • 优先使用本地论坛(如直接在C++ Mailing list 问一个简单问题得到回复的时间可能远大于在CSDN论坛询问).
  • 如果这些方案都已经试过了,而没有人能解决你的问题,现在可以尝试向 Mailing list 发言询问.
• 除了发言询问和回答问题外,不要在 Mailing list 里回复其它东西.
  • 如果你是询问者,在解决问题后想感谢解答人,可以私下发邮件给他,不要直接回复到 Mailing list .
  • 更加不要在 Mailing list 里开玩笑,或者转贴你自以为有趣的小笑话,黄段子和美女图片,这样做会让大家都认为你素质相当低下.
• 最后一点,不要使用设置有”自动回复”功能的Email订阅 Mailing list ,也许有些”现代” Mailing list 服务器已经可以忽略自动回复,但最好还是不要这样做.

详细描述问题

• 终于可以理直气壮地向 Mailing list 发邮件了,现在我们要注意的是要详细地描述问题.
  • 在继续之前,我们再来谈谈礼貌,礼貌这东西,怎么强调都不过份.
  • 在前述«程序员必知必会之Email篇»段落中,可以找到关于Email礼仪的内容,
  • 如果你没有自信自己写的Email是有礼的,请去阅读一遍.
• 详细描述问题可能需要包括这三点: 1)你所遇到的问题; 2)你通过其它途径找到参考答案; 3)如果有代码和测试用例,请提供.

• 基本上有这些, Mailing list 的其他订阅者已经可以帮到你.

• 邮件的主题也应该是问题的描述,类似”来自初学者的问题”远不如”XX功能应该如何实现”.
• 如果是回复者或者引发了相关的新讨论,在适当的位置引用原文,帮助阅读者理解自己的意思.

保持线索干净

• Mailing list 是一种交流环境,肯定会有人回复.
• 我们在回复他人的问题的时候,请一定不要更改邮件线索,
  • 简单来说,就是不要更改邮件标题 (通常而言,回复时自动增加的Re(也可能是R,Reply等)并不会更改线索,所以不必在意这个).
  • 现在相当多人使用的邮件客户端可以根据线索来组织邮件,给使用者更佳的阅读体验 (现在gmail这种web mail也有这样的趋势), 所以我们要保持线索干净,方便他人.
• 不要在线索内讨论其它问题,
  • 如之前你发起了关于C++的问题,
  • 不要在解决之后又回复讨论”关于MySql数据库的XXX问题”,请重起一条线索.
  • 一则有利于你的问题得到解决,
  • 二则方便以后有人阅读 Mailing list 的历史问题时可以容易地找到”关于MySql数据库的XXX问题”的讨论.
• 关于引用,我个人建议是只引用最近的三封邮件,适时地删除引用,节省带宽.
  • 很多人喜欢全部引用,这个随个人喜好吧.

自我保护

• Mailing list 上肯定时刻都会有出现”垃圾”邮件的可能,
  • 这些”垃圾”不一定是广告邮件哦,
  • 更多的是不符合你兴趣领域的”专业”邮件或者一些你认为不值一看的低水准问题.
• 这时候有必要进行自我保护.
  • 招术之一是使用关键词过滤,现在的web mail和邮件客户端都支持过滤;
  • 招术之二就是干脆退出 Mailing list ,有必要的时候再重新加入,这种方式虽然为人不齿,但极其有效.

至此,你应该不会再成为一发Email就被整个 Mailing list 的订阅者一齐BS的人了, 因为你与 Mailing list 的友好相处,你也将能够从maillst里获得更多的帮助,或者通过帮助他人获得更多快乐.

珠海GDG[评注]:

• 以上有关问问题的经验,是赖勇浩的个人体验,
• GDG 建议同时参考: “提问的智慧”以及 “5W1H”

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