Trello使用手册

感谢 上海GDG 如此郑重的邀请俺来作Trello 观察员,分享以往进行过程改进后遇到Trello 的直觉使用体验:

准备知识

协同原则

  • 共识为先
    • Trello 是为了解决小团队内部复杂事务协同的
    • 所以,怎么使用Trello 一定要参与的全员都认可所有原则,才可能用起来!
    • 以俺在多种团队中使用的体验总结,至少应有以下原则被事先承认:
      • 只要被认领/指派的 card 就一定要有个结果
      • card 的 DONE 一定要有成员核查过,不能自说自话的移动过去
      • 每个成员,同一时刻在 DOING 的card 不应该超过2个!
  • 严格执行
    • 有了团队共同规约后,一定要严格执行,在有协同
    • 否则,只有其中一两位成员在每天使用 Trello ,其它成员从来不打开来更新,没P 用的!
    • 所以,Trello 只是工具,不是管理制度
    • 制度的执行,要社区其它管理行为加以保证
    • 要尽可能的通过任何可能的渠道强调 Trello 是社区正式事务的唯一执行评证,才可能让大家在使用中喜欢上 Trello 吧…
  • 随时改进
    • Trello 基于 Joel 多年的敏捷开发管理经验,是Scrum 式过程的最小集合!只提供了最最最 基本的看板功能…
    • 所以,每个项目都有自个儿不同的领域问题,一定要根据大家使用中的问题,及时调整使用规约,让大家感觉到 Trello 是自个儿的工具,越用越爽才能真正发挥作用!

直觉使用

Trello 其实就是对现实即时贴形成的Kanban 系统的在线模拟,所以,其使用可以完全根据现实 Kanban 的使用来!

固定流动方向

所有任务卡的生命周期一致:

  • INBOX 中自由创建,收集需求
  • TODO 中主动认领,完成任务分配
    • 简单的进入 card 按空格,就将自个儿的头像缀入card 表示这活儿俺作了!
    • 也可以通过 Assign 指派某个成员为当前 card 的执行人
  • DOING 中宣告执行状态
    • 注意,DOING 泳道中任何时刻,存在的card 不应该超过成员总数的2倍
    • 因为每个人,同时不应该作两件以上的事儿!
  • CHECKING 中进行review 确保任务完成了预设目标
    • 等同于软件开发中的 code review 过程
    • 大家可以主动评审,也可以约定固定的主持人来复查
    • review 人一定要留下评注,以便明确职责
  • DONE 暂存当前阶段完成的事务
    • 每次活动真正完成后,应该都进行归档,重新开始
    • 当然,发觉有任务是相似出现的,应该进行 card 的复制,重新一轮

任务的SMART 设立

类似列表中提问邮件,要吻合 “提问的智慧“原则; 任务卡的内容,也应该吻合管理学中的SMART原则

  • 可完成
    • 立个类似世界和平的任务卡当然是没有人去执行的
    • 任务应该足够明确,颗粒适当,就GDG 而言,是 一个志愿者可以在1周以内完成的!
  • 可衡量
    • 怎么是作完了,怎么算作的好?
    • 一定要有个可以帮助成员判定自个儿是否作完的判定指标
    • 无法进行衡量的任务是不可能的任务,分配下去是坑人!
  • 可执行
    • 不能假设所有志愿者都是经验人士
    • card 中应该尽可能的给出具体的执行指导,以便成员可以参考,也帮助理解任务的真正目的
  • 有关联
    • Trello 之所以存在就是因为一个组织里,任何一个任务都不是单独存在的
    • 所以,card 中大可以加入其它card 的链接,说明当前任务的上下文,以便成员 DOING 时,以正确的顺序来完成
    • 比如,易拉宝的完成,就可以设立为:
      • 易拉宝设计
      • 易拉宝制作
      • 易拉宝部署
      • 易拉宝回收
      • 以上几个独立的SMART 任务卡进行关联性追踪
  • 有边界
    • 所有活动/项目,时间/资金/人力,都是受限的!
    • 所以,在 card 中指明关键资源限制非常必要!
    • Trello 提价了 Due date ~ 截止时间设定,请使用!

card 的执行中增补

Trello 最爽利的功能之一就是支持Markdown 格式! 所以,应该多多使用!

  • 在任务的描述中尽可能详尽的说明SAMRT
  • 而执行过程中,应该要求成员,将所有执行的证据链接/文档,进行增补
    • 将 card 视作维基文章进行增补
    • card 中的 checklist 只是个执行的要点提醒
    • 具体每个要点的执行成果,应该以链接或是附件的形式记录在card 中!
  • 这样形成几个最佳体验:
    • 每个card 都产生了新的可用资源,比如文档/设计图形,保存在Trello 中,以后随时复用
    • 每个card 其实自然形成了活动总结中的一个章节,进行会后总结时,直接复制过去就好
    • 嗯嗯嗯,前提是社区的blog 是支持 Markdown 的
      • 当然现在这完全是可行的 ;-)
      • 个人推荐 gircafe 的 pages 服务
      • 比如:ZHGDG Blogging

针对GDG 事务的建议

  • 关键信息维基
    • 除了追踪任务,其实Trello 也可以作为内部维基
    • 将重要讲师/资源/主机SCM 信息…
    • 记述下来,因为 Trello 内置非常完善的全文搜索
    • 所以,当成社区维基完全可以!
  • 核心事务协同
    • 这是Trello 的本意
    • 也是所有社区最应该积极合理使用的方式
    • 将一个活动各种事务,放在专用板中,可以宏观的掌握整体进展
    • 只是,这就要求,每个 Board 应该是:
      • 明确的
      • 受限的
      • 可用的
    • 即,任务板应该是同明确的活动相关的,不能什么活动都堆在一齐,大家用起来就容易混乱
      • 这也是维基的文化,每个维基应该只关注一种事物!
    • 太多card/成员,挤在一个 board 中,是无法协同起来的,沟通成果高过执行成本时,就没人用了
      • Trello 使用Kanban 的形式,将沟通成本尽可能的降低
      • 但是,一个专用board 中的成员超过7人,也将快速腐化
    • 可用其实才是根本,而可用的基础就是所有成员,达成共识,都能认同流程, 主动 按规约推动每个card 的前进
  • 移动提醒板
    • Trello 之所以,被这么多团队使用,其实最大的好处是全平台兼容的!
    • 我们可以使用 移动应用的 Trello 在现场/在室外,随时查阅信息,更动执行,关注提醒…

小技巧

  • checklist 是可以复用的
    • 如果发现活动相关环节,每次组织时,都会发生
    • 那么一个完备的checklist 可以随时从上次 card 中复制过来

巡阅


以上...


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2013-04-24  

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