感谢 上海GDG 如此郑重的邀请俺来作Trello 观察员,分享以往进行过程改进后遇到Trello 的直觉使用体验:

准备知识

• 硝烟中的Scrum和XP
  • 看板和Scrum–相得益彰
  • 5W1H
  • SMART原则 - MBA智库百科
• 如果没有项目管理经验,以及敏捷开发的体验,使用Trello 绝对是摸不到头脑的
• 因为 Trello 的主创者是Joel 哪!
  • 就是那个通过自个儿的Blog 吸引到一大批NB 的人,给自个儿开发自个儿用的爽的系统,而且赚钱了的Joel !
  • 软件随想录 : 程序员部落酋长Joel谈软件
  • Joel说软件 : Joel on Software

协同原则

• 共识为先
  • Trello 是为了解决小团队内部复杂事务协同的
  • 所以,怎么使用Trello 一定要参与的全员都认可所有原则,才可能用起来!
  • 以俺在多种团队中使用的体验总结,至少应有以下原则被事先承认:
    • 只要被认领/指派的 card 就一定要有个结果
    • card 的 DONE 一定要有成员核查过,不能自说自话的移动过去
    • 每个成员,同一时刻在 DOING 的card 不应该超过2个!
• 严格执行
  • 有了团队共同规约后,一定要严格执行,在有协同
  • 否则,只有其中一两位成员在每天使用 Trello ,其它成员从来不打开来更新,没P 用的!
  • 所以,Trello 只是工具,不是管理制度
  • 制度的执行,要社区其它管理行为加以保证
  • 要尽可能的通过任何可能的渠道强调 Trello 是社区正式事务的唯一执行评证,才可能让大家在使用中喜欢上 Trello 吧…
• 随时改进
  • Trello 基于 Joel 多年的敏捷开发管理经验,是Scrum 式过程的最小集合!只提供了最最最 基本的看板功能…
  • 所以,每个项目都有自个儿不同的领域问题,一定要根据大家使用中的问题,及时调整使用规约,让大家感觉到 Trello 是自个儿的工具,越用越爽才能真正发挥作用!

直觉使用

Trello 其实就是对现实即时贴形成的Kanban 系统的在线模拟,所以,其使用可以完全根据现实 Kanban 的使用来!

固定流动方向

所有任务卡的生命周期一致:

• INBOX 中自由创建,收集需求
• TODO 中主动认领,完成任务分配
  • 简单的进入 card 按空格,就将自个儿的头像缀入card 表示这活儿俺作了!
  • 也可以通过 Assign 指派某个成员为当前 card 的执行人
• DOING 中宣告执行状态
  • 注意,DOING 泳道中任何时刻,存在的card 不应该超过成员总数的2倍
  • 因为每个人,同时不应该作两件以上的事儿!
• CHECKING 中进行review 确保任务完成了预设目标
  • 等同于软件开发中的 code review 过程
  • 大家可以主动评审,也可以约定固定的主持人来复查
  • review 人一定要留下评注,以便明确职责
• DONE 暂存当前阶段完成的事务
  • 每次活动真正完成后,应该都进行归档,重新开始
  • 当然,发觉有任务是相似出现的,应该进行 card 的复制,重新一轮

任务的SMART 设立

类似列表中提问邮件,要吻合 “提问的智慧“原则; 任务卡的内容,也应该吻合管理学中的SMART原则

• 可完成
  • 立个类似世界和平的任务卡当然是没有人去执行的
  • 任务应该足够明确,颗粒适当,就GDG 而言,是 一个志愿者可以在1周以内完成的!
• 可衡量
  • 怎么是作完了,怎么算作的好?
  • 一定要有个可以帮助成员判定自个儿是否作完的判定指标
  • 无法进行衡量的任务是不可能的任务,分配下去是坑人!
• 可执行
  • 不能假设所有志愿者都是经验人士
  • card 中应该尽可能的给出具体的执行指导,以便成员可以参考,也帮助理解任务的真正目的
• 有关联
  • Trello 之所以存在就是因为一个组织里,任何一个任务都不是单独存在的
  • 所以,card 中大可以加入其它card 的链接,说明当前任务的上下文,以便成员 DOING 时,以正确的顺序来完成
  • 比如,易拉宝的完成,就可以设立为:
    • 易拉宝设计
    • 易拉宝制作
    • 易拉宝部署
    • 易拉宝回收
    • 以上几个独立的SMART 任务卡进行关联性追踪
• 有边界
  • 所有活动/项目,时间/资金/人力,都是受限的!
  • 所以,在 card 中指明关键资源限制非常必要!
  • Trello 提价了 Due date ~ 截止时间设定,请使用!

card 的执行中增补

Trello 最爽利的功能之一就是支持Markdown 格式! 所以,应该多多使用!

• 在任务的描述中尽可能详尽的说明SAMRT
• 而执行过程中,应该要求成员,将所有执行的证据链接/文档,进行增补
  • 将 card 视作维基文章进行增补
  • card 中的 checklist 只是个执行的要点提醒
  • 具体每个要点的执行成果,应该以链接或是附件的形式记录在card 中!
• 这样形成几个最佳体验:
  • 每个card 都产生了新的可用资源,比如文档/设计图形,保存在Trello 中,以后随时复用
  • 每个card 其实自然形成了活动总结中的一个章节,进行会后总结时,直接复制过去就好
  • 嗯嗯嗯,前提是社区的blog 是支持 Markdown 的
    • 当然现在这完全是可行的 ;-)
    • 个人推荐 gircafe 的 pages 服务
    • 比如:ZHGDG Blogging

针对GDG 事务的建议

• 关键信息维基
  • 除了追踪任务,其实Trello 也可以作为内部维基
  • 将重要讲师/资源/主机SCM 信息…
  • 记述下来,因为 Trello 内置非常完善的全文搜索
  • 所以,当成社区维基完全可以!
• 核心事务协同
  • 这是Trello 的本意
  • 也是所有社区最应该积极合理使用的方式
  • 将一个活动各种事务,放在专用板中,可以宏观的掌握整体进展
  • 只是,这就要求,每个 Board 应该是:
    • 明确的
    • 受限的
    • 可用的
  • 即,任务板应该是同明确的活动相关的,不能什么活动都堆在一齐,大家用起来就容易混乱
    • 这也是维基的文化,每个维基应该只关注一种事物!
  • 太多card/成员,挤在一个 board 中,是无法协同起来的,沟通成果高过执行成本时,就没人用了
    • Trello 使用Kanban 的形式,将沟通成本尽可能的降低
    • 但是,一个专用board 中的成员超过7人,也将快速腐化
  • 可用其实才是根本,而可用的基础就是所有成员,达成共识,都能认同流程, 主动 按规约推动每个card 的前进
• 移动提醒板
  • Trello 之所以,被这么多团队使用,其实最大的好处是全平台兼容的!
  • 我们可以使用 移动应用的 Trello 在现场/在室外,随时查阅信息,更动执行,关注提醒…

小技巧

• checklist 是可以复用的
  • 如果发现活动相关环节,每次组织时,都会发生
  • 那么一个完备的checklist 可以随时从上次 card 中复制过来

巡阅

• 150113 Zoom.Quiet checked

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0. 有趣 ~ 至少是自个儿有兴趣的领域吧...
1. 有料 ~ 至少有点儿原创的东西吧..
2. 有种 ~ 至少不能是成功学吧!

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